Hae hallitukseen! – Pestiesittelyjä

  • 20.10.2019
  •  
  • 0 kommenttia

Hei! Hae hallitukseen -kampanja on nyt alkamassa, jonka vuoksi tässä kerrotaan kuinka neljää eri pestiä on hoidettu tänä vuonna. Toivottavasti tämä valaisee minkälaista puuhaa näissä pesteissä on ollut nyt vuoden aikana, sekä selventää hieman mistä pesteissä on kyse. Jos tämä herättää lisäkysymyksiä, tai haluatte tietää jostain pestistä enemmän, niin huudelkaa Discordissa! Pestit jotka esitellään ovat: pilttivastaava, taloudenhoitaja, sihteeri ja kulttuurivastaava.

Pilttivastaavan seikkailut hallitusvuoden aikana 

Pilttivastaavan roolin tärkeys tulee hyvin näkyviin vasta hallituskauden toisella puoliskolla, kun syksy lähestyy. Pilttivastaavan tehtävänä on organisoida yhdessä tuutorien kanssa pilttien orientaatioviikon ohjelma sekä yleisesti koordinoida tuutoreita. Ennen syksyä pilttivastaava mm. varailee tiloja, joita orientaatioviikolla tarvitaan, suunnittelee pilttipassia ja kuvauttaa tuutorit. Näiden ohella pilttivastaava voi myös avustaa muita hallituslaisia heidän tehtävissään. Syksyn jälkeen pilttivastaava voikin rentoutua hieman, sillä seuraava yleisesti pilttivastaavan tehtävä onkin pilttien palkitseminen Asteriskin Pikkujouluilla. 

Taloudenhoitajan elämää

Taloudenhoitajan tehtävänä on huolehtia Asteriskin rahaliikenteestä, kirjanpidosta ja laskutuksesta, sekä tehdä tilinpäätös. Tämä siis tarkoittaa sitä, että taloudenhoitajan täytyy olla selvillä tilitapahtumista, sekä käteiskassan rahankulusta. Hän ottaa vastaan yhdistyksen laskut ja laskuttaa muita järjestöjä ja yrityksiä esimerkiksi yhteisen tapahtuman jälkeen.  Päivittäisen rahaliikenteen hoitamisen lisäksi taloudenhoitaja ylläpitää kirjanpitoa, ja on loppuvuodesta tärkeässä roolissa budjetin suunnittelussa. Tilikauden päätyttyä hänen vastuullaan on tilinpäätöksen tekeminen. Lisäksi tapahtumien järjestäjät saavat taloudenhoitajalta tiedot tapahtuman maksaneista osallistujista, jonka jälkeen tapahtumien järjestäjät pääsevät hoitamaan karhuamista (😊).

Sihteerin puuhaa

Sihteeri on olennainen osa kokouksia, sillä jos hän ei ole kokouksessa paikalla, niin kokouksessa valitaan joku muu sihteeriksi kokouksen ajaksi. Hän huolehtii pöytäkirjojen laadinnasta, sekä sekalaisesta paperityöstä. Tämän lisäksi hän myös huolehtii yhdistyksen kannatustuotteiden tilailemisesta, kuten collegepaidat, tarrat ja Asteriskin omat haalarimerkit (tapahtumien haalarimerkit ovat vapaa-ajanvastaavien hommana). 

    Kokouksissa sihteeri hoitaa pöytäkirjan teon. Hän dokumentoi kokouksen kulun esityslistan mukaisesti, sekä kirjaa ylös kaikki kokoukseen osallistuneet. Hän kirjaa ylös myös kaikki hallituksen tekemät päätökset. Kun kokous on päättynyt, niin pöytäkirja oikoluetaan ja annetaan hallituslaisille mahdollisuss tarkastaa pöytäkirja. Seuraavassa kokouksessa pöytäkirja joko hyväksytään tai mahdollisesti muutoksineen. Hyväksytty pöytäkirja lähetetään Riski-infoon ja talletetaan nettisivuille. Hyväksytty pöytäkirja vaatii myös sihteerin ja puheenjohtajan, sekä mahdollisten pöytäkirjan tarkastajien, allekirjoitukset. 

Kulttuurivastaavan viikko ( kulttuurivastaava innostui runoilemaan paljon tekstiä )

Hei! Hae hallitukseen -kampanja on nyt alkamassa, jonka vuoksi tässä kerrotaan kuinka neljää eri pestiä on hoidettu tänä vuonna. Toivottavasti tämä valaisee minkälaista puuhaa näissä pesteissä on ollut nyt vuoden aikana, sekä selventää hieman mistä pesteissä on kyse. Jos tämä herättää lisäkysymyksiä, tai haluatte tietää jostain pestistä enemmän, niin huudelkaa Discordissa! Pestit jotka esitellään ovat: pilttivastaava, taloudenhoitaja, sihteeri ja kulttuurivastaava.

Pilttivastaavan seikkailut hallitusvuoden aikana 

Pilttivastaavan roolin tärkeys tulee hyvin näkyviin vasta hallituskauden toisella puoliskolla, kun syksy lähestyy. Pilttivastaavan tehtävänä on organisoida yhdessä tuutorien kanssa pilttien orientaatioviikon ohjelma sekä yleisesti koordinoida tuutoreita. Ennen syksyä pilttivastaava mm. varailee tiloja, joita orientaatioviikolla tarvitaan, suunnittelee pilttipassia ja kuvauttaa tuutorit. Näiden ohella pilttivastaava voi myös avustaa muita hallituslaisia heidän tehtävissään. Syksyn jälkeen pilttivastaava voikin rentoutua hieman, sillä seuraava yleisesti pilttivastaavan tehtävä onkin pilttien palkitseminen Asteriskin Pikkujouluilla. 

Taloudenhoitajan elämää

Taloudenhoitajan tehtävänä on huolehtia Asteriskin rahaliikenteestä, kirjanpidosta ja laskutuksesta, sekä tehdä tilinpäätös. Tämä siis tarkoittaa sitä, että taloudenhoitajan täytyy olla selvillä tilitapahtumista, sekä käteiskassan rahankulusta. Hän ottaa vastaan yhdistyksen laskut ja laskuttaa muita järjestöjä ja yrityksiä esimerkiksi yhteisen tapahtuman jälkeen.  Päivittäisen rahaliikenteen hoitamisen lisäksi taloudenhoitaja ylläpitää kirjanpitoa, ja on loppuvuodesta tärkeässä roolissa budjetin suunnittelussa. Tilikauden päätyttyä hänen vastuullaan on tilinpäätöksen tekeminen. Lisäksi tapahtumien järjestäjät saavat taloudenhoitajalta tiedot tapahtuman maksaneista osallistujista, jonka jälkeen tapahtumien järjestäjät pääsevät hoitamaan karhuamista (😊).

Sihteerin puuhaa

Sihteeri on olennainen osa kokouksia, sillä jos hän ei ole kokouksessa paikalla, niin kokouksessa valitaan joku muu sihteeriksi kokouksen ajaksi. Hän huolehtii pöytäkirjojen laadinnasta, sekä sekalaisesta paperityöstä. Tämän lisäksi hän myös huolehtii yhdistyksen kannatustuotteiden tilailemisesta, kuten collegepaidat, tarrat ja Asteriskin omat haalarimerkit (tapahtumien haalarimerkit ovat vapaa-ajanvastaavien hommana). 

    Kokouksissa sihteeri hoitaa pöytäkirjan teon. Hän dokumentoi kokouksen kulun esityslistan mukaisesti, sekä kirjaa ylös kaikki kokoukseen osallistuneet. Hän kirjaa ylös myös kaikki hallituksen tekemät päätökset. Kun kokous on päättynyt, niin pöytäkirja oikoluetaan ja annetaan hallituslaisille mahdollisuss tarkastaa pöytäkirja. Seuraavassa kokouksessa pöytäkirja joko hyväksytään tai mahdollisesti muutoksineen. Hyväksytty pöytäkirja lähetetään Riski-infoon ja talletetaan nettisivuille. Hyväksytty pöytäkirja vaatii myös sihteerin ja puheenjohtajan, sekä mahdollisten pöytäkirjan tarkastajien, allekirjoitukset. 

Kulttuurivastaavan viikko ( kulttuurivastaava innostui runoilemaan paljon tekstiä )

Kulttuurivastaava on vastuussa Asteriskin kulttuuritapahtumien, sekä alkoholittomien tapahtumien järjestämisestä. Tämän lisäksi kulttuurivastaava toimii liikuntavastaavan kanssa yhdessä kulttuuri- ja liikuntatiimin vastuuhenkilöinä. Vastuupestin viikko vaihtelee paljolti sen mukaan, onko oma tapahtuma sillä viikolla vai ei. Tänä vuonna kuitenkin on järjestetty alkoholittomia tapahtumia noin kahden viiva kolmen viikon välein, joten lähes joka viikkona tulee hoidettu enemmän tai vähemmän tapahtuman järjestelyä. 

    Erilaisten tapahtumien lisäksi pestiin kuuluu myös hallitusten kokouksissa osallistuminen, sekä mahdollisia edustushommia tai muita järjestelypuuhia. Tapahtuman järjestely kuitenkin alkaa suunnittelulla, eli keksitään joku parempi tai huonompi idea, joka tuodaan sitten esille joko ensin kulttuuritiimille, tai sitten suoraan hallitukselle. Osa ideoista siis jää haaveeksi jo ennen kokoukseen esille viemistä. Kun idea kuitenkin on hyväksytty, niin aloitellaan sähköpostirumba.

 Esimerkiksi leffaexcua järjestäessä täytyy ensin ottaa yhteyttä muihin järjestöihin, jos halutaan pitää ainejärjestörajat ylittävä excu, jonka jälkeen päätetään yhdessä hallitusten kansa päivämäärä ja sponsoroinnin osuus. Kun nämä on hyväksytty, niin otetaan yhteyttä elokuvateatteriin ja sovitaan heidän kanssaan päivä, sekä minimiosallistujamäärät. Kun kaikki päivät on lyöty lukkoon, sekä paikka on varattu, niin aloitetaan markkinointi. Markkinointi saattaa sisältää graffan pyytämistä graffatiimiltä (<3), somessa mainostamista, Discordissa etc. mainostamissa, sekä sähköpostilistoille infon laittamisesta. Tämän lisäksi luodaan ilmoittautuminen, ja ajastetaan se (toivottavasti) avautumaan oikein. Kun osallistujat on kasattu ja heille infomailit lähetetty, niin sen jälkeen odotetaan tapahtumaa. Tapahtumassa yleensä katsotaan paikallaolijat, sekä mahdollisesti hoidetaan joitakin järjestelyhommia, mutta yleensä tapahtuma on tässä vaiheessa jo purkissa, jolloin pääsee itsekkin osallistumaan tapahtumaan!

Kulttuurivastaava on vastuussa Asteriskin kulttuuritapahtumien, sekä alkoholittomien tapahtumien järjestämisestä. Tämän lisäksi kulttuurivastaava toimii liikuntavastaavan kanssa yhdessä kulttuuri- ja liikuntatiimin vastuuhenkilöinä. Vastuupestin viikko vaihtelee paljolti sen mukaan, onko oma tapahtuma sillä viikolla vai ei. Tänä vuonna kuitenkin on järjestetty alkoholittomia tapahtumia noin kahden viiva kolmen viikon välein, joten lähes joka viikkona tulee hoidettu enemmän tai vähemmän tapahtuman järjestelyä. 

    Erilaisten tapahtumien lisäksi pestiin kuuluu myös hallitusten kokouksissa osallistuminen, sekä mahdollisia edustushommia tai muita järjestelypuuhia. Tapahtuman järjestely kuitenkin alkaa suunnittelulla, eli keksitään joku parempi tai huonompi idea, joka tuodaan sitten esille joko ensin kulttuuritiimille, tai sitten suoraan hallitukselle. Osa ideoista siis jää haaveeksi jo ennen kokoukseen esille viemistä. Kun idea kuitenkin on hyväksytty, niin aloitellaan sähköpostirumba.

 Esimerkiksi leffaexcua järjestäessä täytyy ensin ottaa yhteyttä muihin järjestöihin, jos halutaan pitää ainejärjestörajat ylittävä excu, jonka jälkeen päätetään yhdessä hallitusten kansa päivämäärä ja sponsoroinnin osuus. Kun nämä on hyväksytty, niin otetaan yhteyttä elokuvateatteriin ja sovitaan heidän kanssaan päivä, sekä minimiosallistujamäärät. Kun kaikki päivät on lyöty lukkoon, sekä paikka on varattu, niin aloitetaan markkinointi. Markkinointi saattaa sisältää graffan pyytämistä graffatiimiltä (<3), somessa mainostamista, Discordissa etc. mainostamissa, sekä sähköpostilistoille infon laittamisesta. Tämän lisäksi luodaan ilmoittautuminen, ja ajastetaan se (toivottavasti) avautumaan oikein. Kun osallistujat on kasattu ja heille infomailit lähetetty, niin sen jälkeen odotetaan tapahtumaa. Tapahtumassa yleensä katsotaan paikallaolijat, sekä mahdollisesti hoidetaan joitakin järjestelyhommia, mutta yleensä tapahtuma on tässä vaiheessa jo purkissa, jolloin pääsee itsekkin osallistumaan tapahtumaan!